Toutefois,
le juge administratif se livre à un contrôle de fond
sur les mesures prises par l'administration dans le cadre de la
théorie des circonstances exceptionnelles. Tout d'abord,
il contrôle l'existence même de circonstances exceptionnelles
: ainsi doivent être en cause des événements
particulièrement graves et imprévisibles, ce qui
distinguent les circonstances exceptionnelles de l'urgence (Marion
précité). Cette situation doit persister à
la date à laquelle a été pris l'acte en cause
(Laugier précité). Par ailleurs, le juge de l'excès
de pouvoir s'assure que l'administration était effectivement
dans l'impossibilité de prendre la mesure en cause de manière
régulière ; ainsi, les "événements"
de mai 1968 ne justifiaient pas que le ministre de l'éducation
nationale prenne par arrêté des mesures relevant
normalement d'un décret, même si les "circonstances
particulières" pouvaient autoriser le Gouvernement
à agir en se dispensant de certaines consultations normalement
exigées (Ass. 12 juillet 1969, Chambre de commerce et d'industrie
de Saint-Etienne, p. 379). Enfin, le juge administratif vérifie
que les actes en cause ont été pris dans un but
d'intérêt général, notamment pour assurer
la continuité de l'État, et ont été
rendus nécessaires par les circonstances particulières
du moment (4 juin 1947, Entreprise Chemin, p. 246).
(Source : Conseil d'Etat)
http://www.vie-publique.fr/dossier_polpublic/regulation_sp/arret_12.shtml
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Mutation d'office et communication du dossier : revirement
de la jurisprudence du Conseil d'Etat
[ La communication du dossier au fonctionnaire désormais
obligatoire en cas de mutation d'office ]
La mutation
d'office d'un fonctionnaire de l'état dans l'intérêt
du service peut être décidée unilatéralement
par l'autorité hiérarchique pour rétablir
des conditions normales de fonctionnement d'un service.
Elle est justifiée non pas par le comportement du fonctionnaire
mais par le fait que le service disfonctionne.
Cette mutation est une mesure prise en considération de
la personne et à ce titre doit être précédée
de la communication du dossier au fonctionnaire en application
de l'article 65 de la loi du 22 avril 1905.
La Commission administrative paritaire doit ensuite être
consultée en application de l'article 60 de la loi 84-16
du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives
à la fonction publique de l'Etat .
Dans l'arrêt Conseil d'Etat Section du 30 décembre
2003 Ministre de l'éducation nationale c/ Mme Tiraspolsky,
n° 234 270, le Conseil d'Etat revient sur une jurisprudence
ancienne selon laquelle cette mesure nécessitait uniquement
la saisine de la Commission administrative paritaire mais n'imposait
pas la communication préalable du dossier au fonctionnaire.
(Conseil d'Etat 28 janvier 1955 Arnaud, publiée au recueil
Lebon page 52).
Maître André ICARD
Conseil d'Etat
Section du 30 décembre 2003 Ministre de l'éducation
nationale c/ Mme Tiraspolsky, n° 234 270
Source :
http://www.jurisconsulte.net/actualites.cgi?id=11
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"
Situation de détresse et de rupture "
"
Alerter, Rédaction d'un rapport, Communication avec l'intéressé
"
Guide DRH
-1(08/01/2001) de l'Académie de Bordeaux
Ceci est
la version HTML du fichier (lien actif ci-dessous)
http://www.ac-bordeaux.fr/WEB/persadmin/carriere/drh09.pdf.
SITUATIONS
DE DÉTRESSE ET DE RUPTURE
Loi du 22 avril 1905
Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 modifiée, art. 19
et 30
Loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée, chap. VIII
Décret n° 84-961 du 25 octobre 1984 modifié
Décret n° 92-811 du 18 août 1992 modifié
L'alerte,
la saisine des services gestionnaires, au delà des contacts
téléphoniques qui peuvent
aider à adopter la bonne démarche, aboutiront à
un rapport écrit qui devra être communiqué
à
l'intéressé.
Le rapport
Tout écrit
relatif à une situation donnée doit retracer un
constat objectif des faits précis, un événement,
une situation spécifique replacés dans le temps
et dans leur contexte.
Le rapport, pourra préciser, selon les cas :
- les mesures d'aide et de conseil préconisées pour
soutenir un agent aux prises avec une difficulté
ponctuelle ;
- les actions déjà engagées, si possible
présentées chronologiquement, accompagnées
de commentaires succincts, utiles à leur compréhension
;
- le résultat de ces actions, avec éventuellement
les précisions susceptibles d'éclairer la situation.
Seront joints :
- l'ensemble des documents existants relatifs à la situation
;
- les comptes rendus d'entretien de médiation ;
-
Le rapport doit conclure à une demande :
- d'aide technique, susceptible d'éclairer une situation
particulièrement confuse et d'envisager une
solution satisfaisante ;
- d'inspection ;
- d'expertise médicale ou sociale ;
- de sanction (un rapport établissant la réalité
d'une faute, commise par un agent, doit conclure à une
demande de sanction à l'encontre de l'intéressé).
Nettement motivée par la teneur du rapport, cette demande
de sanction devra être tout à fait proportionnée
à la faute commise.
La communication
du rapport à l'intéressé
Tout rapport écrit doit être porté à
la connaissance de l'intéressé.
Cette communication doit se réaliser dans le cadre d'un
entretien entre l'agent et son supérieur hiérarchique.
La présence d'un témoin est conseillée.
C'est là encore un temps fort de dialogue qui s'inscrit
dans la suite des entretiens, échanges antérieurs.
L'intéressé pourra demander la modification d'un
ou de plusieurs termes du rapport qui lui paraîtraient erronés
ou injurieux. Ces modifications apparaîtront sous forme
de rajouts, sans que les inscriptions antérieures soient
définitivement supprimées.
Il pourra établir un rapport contradictoire.
L'intéressé sera invité à signer le
rapport (la signature n'entérine pas le contenu du rapport
; le paraphe atteste simplement que l'agent en a pris connaissance).
Le refus de signature contrevient, de ce fait, à la régularité
des opérations. L'agent devra en être avisé,
son refus de signer sera établi par écrit.
En cas d'absence prolongée le rapport doit être adressé
à l'intéressé en recommandé avec accusé
de réception.
Source :
http://www.ac-bordeaux.fr/WEB/persadmin/carriere/drh09.pdf
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FICHE THEMATIQUE
ADM 76 n°6
Mai 2003
L'ACCES
AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
Née
sous l'Ancien Régime, la tradition du secret dans l'administration
est demeurée un principe de son fonctionnement jusque dans
les années 1970.
Ce principe
a connu toutefois quelques notables exceptions dont certaines
très anciennes, avec la création dès 1631
de la Gazette, ancêtre de notre actuel Journal Officiel.
A l'échelon local, la pratique de l'affichage en mairie
s'est développée ainsi que la mention des actes
dans un registre tenu à la disposition du public. La publicité
était aussi la règle dans le cadre de la procédure
de l'enquête publique, garante de la transparence et de
la protection des intérêts des propriétaires
privés.
Dans le
domaine de la fonction publique, la loi du 22 avril 1905 contraint
l'administration à communiquer son dossier à
l'agent public avant toute mesure disciplinaire ou de déplacement
d'office.
Cependant
le secret administratif reste longtemps la règle, et la
communication doit être prévue par un texte pour
constituer une obligation à la charge de l'administration.
La loi du
17 juillet 1978, au nom de la transparence de l'action administrative,
affirme le droit des citoyens à connaître le fonctionnement
des services publics réputés être au service
du public. Aussi les principes de cette nouvelle liberté
publique vont dans le sens d'une application la plus large possible
autant pour les personnes à qui elles donnent la possibilité
de s'en prévaloir qu'en qui concerne les organismes assujettis
à la loi, puisque le sont non seulement tous les organismes
publics chargés d'une mission administrative, mais aussi
les organismes privés lorsqu'ils sont chargés d'une
mission de service public.
Par ailleurs,
est créée la commission d'accès aux documents
administratifs (CADA), pour veiller au respect des dispositions
de la loi.
La
loi du 17 juillet 1978 : assurer la transparence de l'action
administrative.
Les documents
administratifs communicables au sens de la loi.
Aux termes
des dispositions prévues par la loi du 17 juillet 1978,
sont considérés comme documents administratifs "
tous dossiers, rapports, études, comptes-rendus, procès-verbaux,
statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et
réponses ministérielles (...), avis (...), prévisions
et décisions revêtant la forme d'écrits, d'enregistrements
sonores ou visuels, de traitements automatisés d'informations
non nominatives ".
Il résulte
de cette large définition que la forme du document demandé
importe peu pourvu cependant que celui-ci ait acquis sa version
définitive.
La définition
donnée par la loi n'impose aucune condition de forme matérielle,
puisque ce sont tous les écrits, enregistrements ou informations
automatisées qui doivent être communiqués.
Il faut réserver
ici la question des fichiers. En effet, l'accès des administrés
aux fichiers comportant des informations nominatives est déterminé
quant à lui par la loi du 6 janvier 1978 relative à
l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
En second
lieu, la loi adopte une conception extensive de la forme administrative
ou des types de documents qui doivent donner lieu à communication
: décisions, dossiers, rapports, études, etc. Cette
énumération n'apparaît pas limitative et la
jurisprudence de la Commission d'accès aux documents administratifs,
confirmée par celle des juridictions administratives, a
permis de regarder comme communicables des documents qui revêtaient
une forme non prévue par la loi. Ainsi, la CADA a considéré
que le caractère communicable d'un "dossier"
devait s'étendre à toutes sortes de pièces
qui peuvent le constituer, comme des factures, des devis, des
contrats, des registres d'enquête.
Toutefois,
les documents qui se rattachent à une activité juridictionnelle
ou à une activité privée ne sont pas considérés
comme des documents administratifs et n'entrent pas dans le champ
d'application de la loi.
Enfin, l'article
1er de la loi exclut expressément du droit d'accès
:
* les actes
des assemblées parlementaires,
* les avis du Conseil d'Etat et des juridictions administratives,
* les documents de la Cour des comptes mentionnés à
l'article L.140-9 du code des juridictions financières
et des documents des chambres régionales des comptes mentionnés
à l'article L.241-6 du même code,
* les documents d'instruction des réclamations adressées
au Médiateur de la République,
* les documents préalables à l'élaboration
du rapport d'accréditation des établissements de
santé visé à l'article L.710-5 du code de
la santé publique.
Un droit
d'accès largement ouvert.
Peuvent ainsi accéder à ces documents administratifs
:
o Les personnes
physiques,
o les entreprises,
o les syndicats,
o les associations,
o les administrations de l'Etat,
o les collectivités locales,
o les personnes publiques de statuts divers.
Le droit
d'accès aux documents administratifs est ouvert à
toute personne sans distinction de nationalité : tout citoyen
français, comme toute personne étrangère,
peut donc accéder à des documents administratifs
aussi bien non nominatifs que nominatifs, dès lors que
ces derniers, concernent directement le demandeur.
Le demandeur
n'a pas à justifier d'un " intérêt à
agir ".
Le législateur,
animé de la volonté d'élargir le plus possible
le champ des bénéficiaires, n'a subordonné
l'accès aux documents à aucune exigence d'intérêt
à agir.
Par exemple,
l'administration ne peut se fonder, pour refuser d'accéder
à une demande :
* sur le
fait que l'intéressé, qui demande communication
de son dossier administratif, n'appartient plus au personnel de
l'établissement hospitalier auquel il s'adresse (CADA,
18 février 1988, Birgy) ;
* sur l'existence d'un litige l'opposant au demandeur ;
* sur le caractère supposé gratuit de la demande
(CADA, 20 avril 1989, recteur de l'académie d'Aix-Marseille).
De ce fait,
les qualités ou intérêts exigés pour
la communication de documents sur le fondement de textes particuliers
(par exemple, les articles R 10 et R 16 du code électoral
qui réservent aux électeurs la possibilité
de consulter, dans certaines conditions de délais, les
documents électoraux) n'affectent en rien la recevabilité
des demandes présentées sur le fondement de la loi
du 17 juillet 1978.
Les motifs
qui conduisent à une demande d'accès à un
document, du fait même de l'absence d'exigence de tout intérêt
à agir, n'ont pas à être explicitement formulés
par le demandeur lorsqu'il s'adresse à une administration
comme lors de la saisine de la Commission.
Le droit
d'accès se conjugue avec la mission de service public.
Le droit
d'accès aux documents administratifs peut s'exercer à
l'égard de toutes les administrations
Aux termes
de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 : "sous réserve
des dispositions de l'article 6, les documents administratifs
sont de plein droit communicables aux personnes qui en font la
demande, qu'ils émanent des administrations de l'Etat,
des collectivités territoriales, des établissements
publics ou des organismes, fussent-ils de droit privé,
chargés de la gestion d'un service public"
Le législateur
a souhaité que l'ensemble des organismes chargés
d'un service public puissent faire l'objet de demandes de communication
de leurs documents administratifs. Certaines précisions
doivent être apportées à cette règle
générale.
Les administrations
de l'Etat.
L'ensemble des services centraux et des services extérieurs
de l'administration d'Etat est soumis à l'obligation de
communiquer.
Les collectivités
locales.
De même que les administrations d'Etat, les collectivités
locales et les organismes qui en dépendent sont soumis
à l'obligation de communiquer leurs documents administratifs.
Par extension, et bien qu'il s'agisse d'organismes de droit privé,
une association ou une société d'économie
mixte locale peuvent, eu égard à leur statut, leur
objet et leurs liens avec la collectivité publique, être
également soumises à l'obligation de communiquer
!
Ces collectivités,
au premier chef les communes, sont particulièrement sollicitées,
puisqu'un tiers environ des demandes d'avis dont est saisie la
Commission d'accès aux documents administratifs concerne
des documents émis ou détenus par une collectivité
locale.
A cet égard,
la Commission a été amenée à préciser
quelle était l'autorité compétente pour transmettre
les documents communaux. Ceux-ci peuvent dans certains cas être
aussi bien détenus par les autorités communales
que par le préfet, à qui ils sont transmis pour
l'exercice du contrôle de légalité. La Commission
a toujours considéré que c'est au maire et à
lui seul qu'il appartient de communiquer les documents émanant
de la commune (CADA, 6 février 1992, préfet de l'Oise).
Néanmoins,
les courriers échangés à l'occasion de l'exercice
de contrôle de légalité peuvent être
indifféremment demandés au préfet ou au maire
(CADA, 31 janvier 1991, direction départementale de l'équipement
des Yvelines).
Les établissements
publics.
A l'instar des administrations d'Etat et des collectivités
locales, tous les établissements publics, quel que soit
leur caractère - administratif, industriel et commercial
ou scientifique et culturel - sont assujettis à l'obligation
de communiquer. Le principe général vaut aussi bien
pour les établissements publics d'Etat que pour ceux des
collectivités locales.
Les organismes
privés chargés de la gestion d'un service public.
Les organismes privés chargés de la gestion d'un
service public constituent la catégorie d'organismes qui
soulève le plus de difficultés dans la mesure où
les textes les instituant ne précisent pas toujours s'ils
sont investis d'une telle mission.
La Commission
a ainsi été amenée, pour un certain nombre
d'entre eux, à apprécier s'ils étaient chargés
de la gestion d'un service public, au regard de leur statut, de
leur objet ou de leurs ressources principales. C'est ainsi qu'une
association de bienfaisance (CADA, 30 avril 1987, Garnier), ou
encore un service de location de voitures sans chauffeur exploité
dans les gares par une société privée dans
le cadre d'un contrat qui lie cette dernière à la
SNCF (CADA, 2 juillet 1987, comité de défense des
usagers de la ligne Cannes-Grasse) ne font pas partie des organismes
soumis à la loi du 17 juillet 1978. Il en va de même
des établissements bancaires à l'exception de ceux
qui ont reçu une mission de service public.
En revanche,
et sans être exhaustif, ont été qualifiés
organismes privés chargés de la gestion d'un service
public et par suite soumis à la loi du 17 juillet 1978
:
* l'Ordre
des avocats (CADA, 3 février 1983, Jaugey ; 24 février
1983, Bertin), le conseil supérieur du notariat (CADA,
24 janvier 1985, Boule), les chambres départementales des
huissiers (CADA, 4 août 1988, Vériter), les conseils
régionaux de l'Ordre des édecins (CADA, 3 février
1994, Devers) ;
* le Crédit foncier de France ;
* les ASSEDIC (CADA, 29 novembre 1984, Bourton), les caisses primaires
d'assurance maladie (CADA, 29 octobre 1992, Vache), les caisses
régionales d'assurance maladie, CADA, 29 août 1991,
directeur de la CRAM Franche-Comté), la caisse de retraite
des chirurgiens-dentistes (CADA, 10 mars 1995, Cramailh), les
caisses de mutualité sociale agricole (CADA, 19 août
1981, Vinçot), la MGEN (CADA, 12 janvier 1984, Gillot),
les unions de médecins exerçant à titre libéral
(CADA, 4 avril 1995, Président de l'union des médecins
exerçant à titre libéral), les sociétés
d'HLM...
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L'opposition
à la communication de documents administratifs
Les exceptions
prévues par la loi
L'accès
aux documents administratifs constitue un droit pour toute personne.
Mais l'exercice de ce droit peut faire l'objet de restrictions
dans quatre cas.
1.
Lorsque la communication des documents risquerait de nuire au
bon fonctionnement des pouvoirs publics.
Ainsi le secret
des délibérations du Gouvernement et des autorités
responsables relevant de l'exécutif vise à préserver
la confidentialité des réunions, échanges
de vues et travaux préparatoires aux décisions prises
par le Gouvernement et les plus hautes autorités de l'Etat.
Ne sont pas
non plus communicables les documents de caractère préparatoire
à une décision administrative, ceci jusqu'à
l'intervention de cette décision. Sont, de même,
protégés les documents dont la communication risquerait
de troubler le déroulement d'une procédure juridictionnelle
en cours.
Enfin, ne
peuvent être communiqués les documents contenant
des éléments dont la communication gênerait
la recherche, par les services compétents, des infractions
fiscales et douanières.
2.
Lorsque la communication des documents porterait atteinte à
l'intérêt général.
Le secret
de la défense nationale et de la politique extérieure
interdit la communication de documents lorsqu'elle révèlerait,
par exemple, des éléments d'information sur la stratégie
française de défense, l'emplacement d'installations
militaires ou des procédés de fabrication d'armements,
ou encore, des documents préparatoires aux négociations
internationales.
Le secret
de la monnaie et du crédit public est destiné à
faire obstacle à la divulgation d'un document risquant
de favoriser des mouvements spéculatifs ou d'affaiblir
la politique monétaire de la France. Ne sont pas non plus
communicables les documents dont la communication porterait atteinte
à la sûreté de l'Etat et à la sécurité
publique.
3.
Lorsque la communication des documents porterait atteinte à
un intérêt privé protégé par
la loi.
Le secret
de la vie privée, des dossiers personnels et médicaux
s'oppose, par exemple, à la communication des adresses,
dates de naissance ou mentions relatives à la situation
familiale d'une personne physique.
Le secret en matière commerciale et industrielle recouvre
trois éléments : le secret des procédés
(protection du savoir-faire d'une entreprise) ; le secret financier
de l'entreprise; le secret des stratégies commerciales.
4.
Enfin, lorsque la loi interdit purement et simplement la divulgation
d'une information,
ceci afin
de préserver la mission de certains organismes (Conseil
d'Etat, tribunaux administratifs, Cour des comptes, chambres régionales
des comptes) ou de protéger un secret particulier (secret
des filiations, confidentialité des plaintes adressées
aux inspecteurs du travail, secret fiscal).
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Procédures
d'accès aux documents administratifs.
Comment
formuler la demande de communication ?
Désireux
d'obtenir la communication d'un document, le particulier doit
en faire la demande à l'autorité qui le détient
(administration de l'Etat, collectivité territoriale, établissement
public ou organisme chargé de la gestion d'un service public).
Cette exigence
logique résulte aussi bien des dispositions de l'article
2 de la loi, qui prévoit que "les documents administratifs
sont de plein droit communicables aux personnes qui en font la
demande...", que de l'article 2 du décret du 28 avril
1988 relatif à la procédure d'accès aux documents
administratifs en vertu duquel : "le silence gardé
pendant plus d'un mois par l'autorité compétente
saisie d'une demande de communication de documents (...) vaut
décision de refus".
Aucun formalisme
n'étant prescrit par la loi du 17 juillet 1978, l'administration
ne peut, en principe, subordonner la communication d'un document
à la présentation d'une demande écrite préalable
(CADA, 2 février 1995, Guillot). Toutefois, la mise en
uvre des procédures de contestation des décisions
de refus (auprès de la Commission, puis devant le juge
administratif) prévues aux articles 5-1 et 7 de la loi,
exige que le demandeur établisse la réalité
de sa demande. Dans cette perspective, la présentation
d'une demande écrite facilite l'administration de la preuve.
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Comment
peut s'effectuer la communication ?
L'article
4 de la loi du 17 juillet 1978 prévoit deux modes d'accès
aux documents administratifs : la consultation gratuite sur place
des documents ou leur reproduction aux frais de la personne qui
les sollicite et sans que ces frais puissent excéder le
coût réel des charges de fonctionnement ainsi induites.
Conformément
au décret n°2001-492 du 6 juin 2001, il appartient
à l'intéressé d'indiquer sous quelle forme
il souhaite obtenir le document sollicité. Des frais de
reproduction pourront lui être facturés, sans que
ceux-ci puissent excéder le coût réel supporté
par l'administration. Un arrêté du Premier Ministre
du 1er octobre 2001 prévoit que le montant des frais de
copie d'un document administratif pourra être fixé
au maximum à 0.18 € par page de format A4 en impression
noir et blanc, 1.83 € pour une disquette et 2.75 € pour
un cédérom..
[NDLR : sans doute à réactualiser en fonction de
l'inflation !]
Le choix
du mode d'accès est laissé au demandeur. Malgré
les réticences de certaines administrations, ce principe
du libre choix est un élément important de la liberté
d'accès aux documents administratifs. Il est néanmoins
clair que la communication des documents ne doit pas perturber
le fonctionnement de l'administration. La Commission ainsi que
le Conseil d'Etat, ont par conséquent été
amenés à statuer sur certains points d'organisation
matérielle de la communication.
Deux formes
de refus de l'administration refus de communication.
Le refus
de communication opposé par l'administration peut être
exprès ; il doit alors être motivé, en vertu
de l'article 7 de la loi du 17 juillet 1978.
Il peut être
tacite (c'est le cas le plus fréquent) et naît alors
du "silence gardé pendant plus d'un mois par l'autorité
compétente, saisie d'une demande de communication de documents...".
Ce délai originairement fixé à deux mois,
a été réduit de moitié à la
demande de la CADA qui a vu là un moyen d'accélérer
la procédure, à la satisfaction des usagers, sans
pénaliser à l'excès les administrations (celles-ci
répondaient le plus souvent dans le mois suivant la demande,
lorsqu'elles n'optaient pas pour le refus tacite).
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La saisine
de la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA)
Le décret
du 28 avril 1988 (article 2 alinéas 2 et 3) codifie la
règle fondamentale introduite par la jurisprudence du Conseil
d'Etat (section, Mme Commaret, 19 février 1982, Lebon p.
78) selon laquelle la saisine de la Commission est un préalable
obligatoire à tout recours contentieux.
En principe,
la CADA doit être saisie dans le délai de recours
pour excès de pouvoir (deux mois). Si la règle de
la saisine préalable de la CADA n'est pas contestée,
dans la mesure où elle garantit la plénitude de
sa médiation pré-contentieuse, la notion de délai
de saisine de la Commission est plus controversée. Le juge
administratif déclare "tardive et par suite irrecevable...
la réclamation formée postérieurement à
l'expiration du délai de recours pour excès de pouvoir
qui a couru contre (la) décision de rejet" (CE, section,
de Rothiacob, 25 juillet 1986, Lebon p. 215). Le défaut
de saisine de la CADA dans le délai entache les conclusions
du requérant d'une "irrecevabilité manifeste
insusceptible d'être couverte en cours d'instance"
(CE, Rompler, 24 février 1984 ; Gimbert, 27 juillet 1984).
L'organisation
de la procédure devant la CADA.
La Commission
dispose, à compter du jour de l'enregistrement de la requête
par son secrétariat, d'un délai d'un mois pour notifier
son avis à l'autorité compétente, en application
de l'article 2 alinéa 4 du décret du 28 avril 1988,
qui reprend sur ce point les dispositions abrogées de l'article
7 de la loi du 17 juillet 1978.
Une fois délibéré
en séance, l'avis est notifié au requérant,
d'une part, et à l'administration, d'autre part, sous forme
de simple lettre motivée.
La CADA
ne rend que des avis.
On distingue
cinq types d'avis :
1. l'avis
rendu par la Commission qui constate son incompétence,
soit parce que le document n'a pas le caractère de document
administratif au sens défini par la loi ; soit parce
qu'un texte autre que la loi du 17 juillet 1978 prévoie
un dispositif particulier de communication du document ou l'écarte
purement et simplement du champ d'application de la loi (loi
du 5 janvier 1988, s'agissant de certains documents élaborés
par la Cour des comptes (CADA, 4 juillet 1991, Faivre) ;
2. l'avis d'irrecevabilité sanctionne une demande qui
n'entre pas, en raison de sa forme ou de son objet, dans le
cadre de la loi du 17 juillet 1978 ; il s'agit le plus souvent
d'une demande de renseignements ou de motivation d'une décision
administrative, d'une demande d'abonnement, d'une demande prématurée
ou tardive, trop générale ou abusive, mal dirigée
3. l'avis
est le plus souvent favorable à la communication. Il
en est ainsi lorsque le document demandé existe et ne
porte pas atteinte à l'un des secrets mentionnés
à l'article 6 de la loi, s'il s'agit d'un document non
nominatif, ou, dans le cas contraire, s'il concerne bien la
personne qui le demande. Un tel avis n'est pas motivé,
ce qui est logique puisque la Commission se borne à reconnaître
le plein exercice du droit d'accès institué par
la loi du 17 juillet 1978 ;
4. l'avis
défavorable sanctionne l'existence, dans le document,
d'un ou plusieurs secrets protégés par l'article
6 précité ou le fait que le demandeur n'est pas
la personne concernée au sens de l'article 6 bis de la
loi ; il peut également sanctionner une demande ayant
pour objet un document inachevé ou préparatoire
à une décision administrative non intervenue ;
enfin lorsque le document demandé est l'un de ceux dont
la communication est explicitement écartée par
l'article premier de la loi ;
5. la demande
peut enfin être déclarée sans objet par
la CADA dans deux cas : lorsque les documents sollicités
ont été communiqués entre le dépôt
de la demande et l'adoption de l'avis (souvent grâce au
travail de médiation de la CADA) et lorsque l'administration
atteste l'inexistence des documents demandés.
Quelle
est la portée de l'avis de la CADA ?
Les avis
de la Commission, tout comme ses conseils, sont pour la plupart
suivis par les administrations. (Selon les années 80 à
85 % des avis favorables sont effectivement suivis de la communication
des documents). Le succès indéniable de son action
tient avant tout au pouvoir de persuasion de la CADA et de ses
rapporteurs ainsi qu'à l'autorité qu'elle a su acquérir
depuis 25 ans. Il ne saurait pour autant occulter le caractère
non contraignant de ses avis et conseils qui, en droit, ne lient
à aucun moment l'administration.
Ainsi, le
Conseil d'Etat a-t-il rappelé dans sa jurisprudence :
- l'avis
de la Commission n'a pas le caractère d'une décision
faisant grief (CE, Zanone, 27 avril 1983 ; CE, Mme Marabuto,
21 novembre 1986 ; CE, Thierry, 24 juin 1987) ;
- il ne
constitue donc pas une décision administrative susceptible
de faire l'objet d'un recours pour excès de pouvoir (CE,
Epoux Deplace, 27 avril 1983 ; CE, Mme Delannay, 21 octobre
1983 et 6 décembre 1985) ;
- le fait
pour la Commission de n'avoir pas rendu son avis dans le délai
d'un mois qui lui est imparti, est sans incidence sur la régularité
de la décision de refus de communication (CE, association
SOS Défense, 9 mars 1983 et 23 octobre 1987) ;
- enfin la
lettre adressée au requérant par le secrétariat
de la Commission l'invitant à fournir certaines pièces
à l'appui de sa saisine (demande préalable à
l'administration et, le cas échéant, refus de
celle-ci) ne constitue pas une décision faisant grief
et dès lors n'est pas susceptible de recours pour excès
de pouvoir (CE, 25 mai 1983, Hollande).
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La suite
donnée à l'avis de la CADA
Dès
lors que l'avis rendu est favorable à la communication
des documents, l'administration qui le reçoit doit informer
la Commission, "dans le mois qui suit (sa) réception,
de la suite qu'elle entend donner à la demande" (décret
précité du 28 avril 1988, article 2 alinéa
4). Ce délai, originairement fixé à deux
mois, puis raccourci dans le cadre de l'accélération
de la procédure décrétée en 1988,
est dépourvu de portée juridique. Il vise simplement
à permettre à la CADA d'opérer un suivi de
ses interventions afin, dans certains cas litigieux, de poursuivre
autant que nécessaire sa médiation.
Aucune disposition
ne contraint l'administration à informer le requérant
de sa position définitive. Si elle se trouve dans l'obligation,
du début à la fin de son intervention, de répondre
aux instances de la Commission, elle peut en toute légalité
observer le silence vis-à-vis du demandeur.
Ce dernier
pourra alors, à l'expiration d'un délai de deux
mois courant à compter du jour où la Commission
a enregistré sa demande d'avis, et quel que soit le sens
de ce dernier, contester devant le juge administratif la décision
de refus de communication qui lui est opposée. Tel est
le sens du dernier alinéa de l'article 2 du décret
du 28 avril 1988, qui prévoit que "le silence gardé
par l'autorité compétente pendant plus de deux mois
à compter de la saisine de la Commission par l'intéressé
vaut décision de refus".
Il peut paraître
étonnant que le point de départ de ce délai
ne soit pas le jour de la notification par la Commission de son
avis. La distinction ainsi établie entre le moment d'émission
de l'avis et celui de l'ouverture du droit au recours contentieux
est délibérée. Elle répond au souci
de préserver les droits contentieux du requérant
en interdisant à l'administration , par un freinage de
la médiation assurée par la CADA, de retarder la
possibilité d'un recours. Précisons que le délai
de recours contentieux est prorogé jusqu'à la notification
à l'intéressé de la réponse de l'administration.
Il courra donc indéfiniment si cette dernière choisit
de conserver le silence.
En cas d'échec
de l'intervention de la CADA, la saisine du juge administratif.
La procédure
devant la CADA n'aboutit qu'à l'émission d'un avis,
qui n'a pas le caractère d'une décision ou d'un
jugement, contraignant l'administration à modifier, le
cas échéant, sa décision initiale, constituée
en général par un refus, exprès ou implicite,
de communication. Le demandeur peut, s'il n'obtient pas satisfaction
auprès de l'administration, porter le litige devant le
juge administratif par la voie d'un recours pour excès
de pouvoir, afin d'obtenir l'annulation de la décision
de refus qui lui a été opposée, si ce refus
est illégal.
Références
: Loi 78-753 du 17 juillet 1978 ; loi 2000-321 du 12 avril 2000
; décret 2001-492 du 6 juin 2001.
CADA : 66,
rue Bellechasse 75007 PARIS ; www.cada.fr
Source
:
http://www.adm76.com/item_img/medias/documents/fiche-them-6.htm
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Annexe
: communication des documents administratifs
Quels documents
peut-on demander en se fondant sur la loi du 17 juillet 1978 ?
Qu'est-ce
qu'un document au sens de cette loi ?
Il s'agit,
selon son article 1er, de " tous dossiers, rapports, études,
comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives,
instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles
qui comportent une interprétation du droit positif ou une
description des procédures administratives, avis, prévisions
et décisions ", qu'ils se présentent sous forme
écrite, sous forme d'enregistrement sonore ou visuel ou
sous forme numérique ou informatique (Cdrom ou disquette).
Sont également concernées les informations qui sont
contenues dans des fichiers informatiques et qui peuvent en être
extraites par un traitement automatisé d'usage courant.
Toutefois, quel que soit son support, un document n'est communicable
que sous sa forme définitive.
Par ailleurs, lorsqu'il s'agit d'un document qui s'inscrit dans
un processus de décision et revêt à ce titre
un caractère préparatoire, le droit à communication
est suspendu jusqu'à ce que le processus de décision
soit achevé ou, le cas échéant, définitivement
abandonné.
Quels
sont les documents que l'on peut qualifier d'administratifs
au sens de la loi ?
Ont en principe
un caractère administratif tous les documents produits
ou détenus par une administration publique (administrations
d'Etat, collectivités territoriales, établissements
publics). Il en va de même pour les documents détenus
par les organismes privés chargés de la gestion
d'un service public, dès lors qu'ils sont liés,
par leur nature, leur objet, ou leur utilisation, à la
gestion de ce service .
Toutefois, les documents qui se rattachent à une activité
juridictionnelle ou à une activité privée
ne sont pas considérés comme des documents administratifs
et n'entrent pas dans le champ d'application de la loi.
Enfin, à
son article 1er, la loi du 17 juillet 1978 exclut du droit d'accès
qu'elle organise un certain nombre de documents. Il s'agit :
- des actes des assemblées parlementaires ;
- des avis du Conseil d'Etat et des juridictions administratives
;
- des documents de la Cour des comptes mentionnés à
l'article L.140-9 du code des juridictions financières
et des documents des chambre régionale des comptes mentionnés
à l'article L.241-6 du même code
- des documents d'instruction des réclamations adressées
au Médiateur de la République
- des documents préalables à l'élaboration
du rapport d'accréditation des établissements de
santé visé à l'article L.710-5 du code de
la santé publique.
A qui
peut-on demander communication de ces documents ?
Dans le cadre
de leur activité administrative, toutes les collectivités
publiques doivent répondre aux demandes de communication
qui leur sont adressées en application de la loi du 17
juillet 1978.
Cette règle vaut également pour les organismes de
droit privé chargés d'une mission de service public.
Il importe peu que le document demandé ait été
élaboré par l'administration saisie ou que celle-ci
n'en soit que le détenteur. En vertu de l'article 2 de
la loi du 17 juillet 1978, le droit d'accès s'exerce en
effet à l'égard de tous les documents administratifs
détenus par une administration. Celle-ci peut donc se voir
réclamer un document dont elle n'est pas l'auteur.
Elle connaît toutefois une exception, qui porte sur les
documents qui sont réalisés par une autorité
administrative dans le cadre d'un contrat de prestation de service
pour le compte d'une ou de plusieurs personnes déterminées,
comme par exemple l'édition de rapports. Dans ce cas, le
service qui intervient comme simple prestataire de service n'a
pas à communiquer lui-même le document dont il est
le dépositaire.
Enfin, une autorité administrative saisie d'une demande
de communication portant sur un document qu'elle ne détient
pas ou qu'elle n'a pas compétence pour communiquer elle-même
doit transmettre la demande à l'autorité compétente
et en aviser l'intéressé, en application de l'article
20 de la loi du 12 avril 2000.
Sous quelle forme peut-on obtenir un document ?
En vertu de
l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, le droit d'accès
s'exerce, selon le souhait de l'intéressé, soit
par consultation gratuite sur place, sauf si les impératifs
de conservation du document s'y opposent, soit par délivrance
d'une copie sur papier ou sur un support informatique identique
à celui utilisé par l'administration.
Dans ce dernier cas, et conformément au décret n°
2001-493 du 6 juin 2001, il appartient à l'intéressé
d'indiquer sous quelle forme il souhaite obtenir le document sollicité.
Des frais de reproduction pourront lui être facturés,
sans que ceux-ci puissent excéder le coût réel
supporté par l'administration. Un arrêté du
Premier ministre du 1er octobre 2001 prévoit que le montant
des frais de copie d'un document administratif pourra être
fixé au maximum à 0,18 € par page de format
A 4 en impression noir et blanc, 1,83 € pour une disquette
et 2,75 € pour un cédérom.
Qui peut demander communication d'un document ?
Chacun peut
demander communication d'un document ne mettant personne en cause
Le droit d'accès
aux documents administratifs est en principe ouvert à toute
personne physique ou morale, sans condition de nationalité.
Le demandeur n'a pas à préciser les motifs de sa
demande ou à justifier d'un quelconque intérêt
pour agir.
Toutefois,
seules les personnes concernées peuvent demander communication
des documents qui les mettent en cause
En vertu du
paragraphe II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, lorsqu'un
document met une personne en cause, seule cette dernière,
ou une personne expressément mandatée par elle et
agissant en son nom (par exemple un avocat ou un délégué
syndical), peuvent y avoir accès.
Le droit d'accès ne s'étend pas, sauf exceptions,
aux proches de l'intéressé ou aux personnes indirectement
concernées par le document. Toutefois, dans certains cas,
lorsque le titulaire du droit d'accès est décédé,
ses ayants droits ou ses proches peuvent obtenir communication
des documents le concernant .
Cela ne signifie pas que, dès qu'un document mentionne
le nom d'une personne ou comporte des indications permettant de
l'identifier, il ne peut être communiqué qu'à
l'intéressé lui-même et non aux tiers.
Cette règle
ne s'applique en effet que dans un nombre limité d'hypothèses
:
- lorsque le document sollicité porte " une appréciation
ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément
désignée ou facilement identifiable", ou fait
apparaître " le comportement d'une personne dès
lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter
préjudice." ou lorsqu'il apparaît que sa communication
est de nature à porter atteinte au secret de la vie privée
et au secret des dossiers personnels ;
- lorsque la diffusion du document risquerait de violer le secret
en matière industrielle et commerciale ou le secret des
dossiers médicaux .
Par ailleurs,
elle ne fait pas forcément obstacle à la communication
du document dans sa totalité : en effet, il suffit bien
souvent d'occulter certaines mentions pour que le document devienne
librement accessible à quiconque. Dans certains cas toutefois,
cette solution est impraticable, soit parce que le document se
présente comme un tout dont il est impossible de dissocier
certains passages, soit parce que le nombre des mentions à
occulter lui ferait perdre tout son sens.
Dans quels cas l'administration peut-elle s'opposer à la
communication d'un document ?
La loi du
17 juillet 1978 ne contraint pas l'administration à reconstituer
un document qui a disparu. Elle ne l'oblige pas davantage à
élaborer des documents qui n'existent pas, par exemple
pour répondre à une demande de renseignements, ni
à effectuer des recherches pour identifier les pièces
sollicitées. C'est en effet au demandeur lui-même
de faire ces recherches.
L'administration n'est par ailleurs pas tenue de communiquer les
documents qui font l'objet d'une diffusion publique , en vertu
de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978.
Enfin, l'administration n'est pas tenue de faire droit aux demandes
abusives, en particulier par leur nombre, leur caractère
répétitif ou systématique .
Dans quels cas l'administration doit-elle s'opposer à
la communication d'un document ?
Certains documents
administratifs ne peuvent être communiqués à
quiconque en raison du caractère sensible de leur contenu.
Il s'agit, en vertu du paragraphe I de l'article 6 de la loi du
17 juillet 1978, des documents ou informations dont la communication
serait susceptible de porter atteinte aux intérêts
suivants :
- Le secret des délibérations du gouvernement et
des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif.
.
- le secret de la défense nationale .
- le secret de la conduite de la politique extérieure .
- la monnaie et le crédit public
- la sûreté de l'Etat, la sécurité
publique, la sécurité des personnes. .
- le déroulement des procédures engagées
devant les juridictions ou les opérations préalables
à de telles procédures .
- la recherche des infractions fiscales et douanières.
.
- les autres secrets protégés par la loi. .
Toutefois,
pour se conformer à cette règle, il suffit le plus
souvent d'occulter certains passages des documents en cause. Ceux-ci
deviennent alors communicables.
Quel usage peut-on faire des documents ainsi obtenus ?
Aux termes
de l'article 10 de la loi du 17 juillet 1978, les documents communiqués
par l'administration sont destinés à l'usage personnel
du bénéficiaire et ne peuvent être utilisés
à des fins commerciales.
Toutefois, il n'appartient pas à l'administration qui délivre
la copie du document de contrôler l'usage qui en est fait.
En particulier, elle ne peut s'opposer à la communication
d'un document au seul motif qu'elle soupçonne celui qui
en fait la demande de vouloir en faire un usage commercial. Elle
ne peut que rappeler la règle posée par la loi.
Les droits à communication qui résultent d'autres
textes que la loi du 17 juillet 1978
La loi du 17 juillet 1978 n'est pas le seul texte à ouvrir
un droit d'accès aux documents administratifs. Plusieurs
autres textes, parfois plus anciens, organisent une procédure
de communication pour des catégories de documents particulières.
Certains, qui font d'ailleurs le plus souvent aussi intervenir
la CADA, s'appliquent concurremment avec la loi du 17 juillet
1978 ou complètent ses dispositions. D'autres, parfois
plus restrictifs, s'appliquent à l'exclusion de cette loi.
Les régimes
qui complètent le régime de la loi du 17 juillet
1978
Les régimes
concurrents
Dans certains cas, la personne qui souhaite accéder à
un document administratif a le choix entre deux solutions : se
prévaloir des dispositions générales de la
loi du 17 juillet 1978 ou fonder sa demande sur un texte spécial
qui organise un droit à communication particulier, parfois
plus large dans son contenu, mais plus restreint quant au nombre
de ses bénéficiaires et à ses modalités.
Depuis l'entrée en vigueur de la loi du 12 avril 2000,
la CADA est compétente pour donner son avis en cas de refus.
Ces régimes concernent les documents suivants :
- les budgets
ou comptes administratifs des communes ou de leurs établissements
publics administratifs, les procès-verbaux des conseils
municipaux ainsi que les pièces qui y sont annexées
et les arrêtés municipaux. L'accès à
ces différents documents est régi par l'article
L.2121-26 du code général des collectivités
territoriales, qui garantit en pratique un droit équivalent
à celui offert par la loi du 17 juillet 1978.
- La liste
électorale, laquelle est communicable sans aucune restriction,
en application des articles L.28 et R.16 du code électoral,
à tout électeur, à tout candidat ou à
tout parti politique. Ces dispositions assurent un droit d'accès
plus large que celui garanti par la loi du 17 juillet 1978, puisqu'elles
n'imposent pas, à la différence de cette dernière
loi, l'occultation des mentions touchant à la vie privée
des électeurs, telles que leur adresse ou leur date de
naissance.
- Le rôle
des contributions locales, auquel les contribuables locaux figurant
personnellement au rôle ont librement accès dans
son intégralité auprès des comptables du
Trésor, en application de l'article L.104b du Livre des
procédures fiscales. Là encore, ce droit d'accès
spécial est plus large que le droit d'accès général.
- La liste
des personnes assujetties à l'impôt sur le revenu
ou à l'impôt sur les sociétés par commune,
qui doit être tenue à la disposition des contribuables
de la circonscription par la direction des services fiscaux, en
application de l'article L.111 du Livre des procédures
fiscales, sans pouvoir toutefois faire l'objet d'une publication
ou d'une diffusion par un autre moyen.
- Les documents
produits par les associations à l'occasion de la procédure
de déclaration en préfecture ou en sous-préfecture
ou d'autorisation devant le tribunal d'instance dans les départements
d'Alsace-Moselle, qui sont, en dépit de leur caractère
non administratif, librement communicables à quiconque
en vertu des dispositions de l'article 5 de la loi du 1er juillet
1901 et de l'article 2 du décret du 16 août 1901
d'une part et de l'article 79 du code civil local d'Alsace-Moselle,
d'autre part.
- Le registre
tenu par les communes dans lequel figurent toutes les acquisitions
réalisées par exercice du droit de préemption
ainsi que l'utilisation des biens ainsi acquis, registre qui est
librement accessible en vertu de l'article L.213-13 du code de
l'urbanisme, ainsi que le registre des contributions d'urbanisme
mises à la charge des aménageurs, qui est lui aussi
consultable en mairie, en application de l'article L.332-29 du
même code.
- Les documents
cadastraux, qui en vertu d'un principe général résultant
d'une loi aujourd'hui abrogée, la loi du 7 messidor an
II, sont librement consultables dans leur intégralité,
sans toutefois que la CADA n'ait à intervenir dans cette
procédure.
Les dispositions qui étendent le champ de la loi du 17
juillet 1978
L'article
10 de la loi du 12 avril 2000 étend le régime du
droit à communication à des documents financiers
qui n'entraient pas jusque là dans le champ de la loi du
17 juillet 1978. Il s'agit de documents qui ont trait au versement
de subventions publiques à des organismes de droit privé,
à savoir la convention passée entre l'autorité
administrative qui accorde la subvention et l'organisme bénéficiaire,
le compte-rendu financier retraçant l'usage des sommes
ainsi octroyées ainsi que le budget et les comptes de l'organisme
subventionné. Ce droit d'accès s'exerce, sous l'égide
de la CADA, auprès de l'autorité qui a accordé
la subvention ou auprès de toute autre autorité
administrative qui détient ces documents.
Les régimes
de communication qui dérogent au régime de la loi
du 17 juillet 1978
Ces régimes
dérogatoires appartiennent à deux catégories
distinctes : certains conduisent à écarter entièrement
les dispositions de la loi du 17 juillet 1978, d'autres ne s'y
substituent que temporairement.
Les régimes de communication qui remplacent complètement
le régime général de la loi du 17 juillet
1978
Entrent dans cette catégorie les régimes suivants
:
- L'accès
aux informations nominatives résultant d'un traitement
automatisé et contenues dans un fichier, lorsque la demande
est formulée par l'intéressé lui-même,
en vertu des dispositions de l'article 29 de la loi du 6 janvier
1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
Dans ce cas, la procédure est entièrement régie
par les dispositions de cette dernière loi et fait intervenir
la CNIL. Il n'en va pas de même, en revanche, lorsque la
demande émane de tiers, en application de l'article 29
I de cette loi. Dans ce dernier cas, ce sont les dispositions
de la loi du 17 juillet 1978 qui s'appliquent.
- L'accès
au casier judiciaire, qui relève des articles 772 et suivants
du code de procédure pénale.
- La communication,
après la tenue d'un scrutin, aux électeurs et aux
candidats des listes d'émargement complétées
par chaque bureau de vote, qui est régie par les articles
L.68 et LO 179 du code électoral.
- La liste
générale des objets mobiliers classés ainsi
que les documents nécessaires à l'élaboration
de cette liste, dont la communication obéit aux règles
fixées par les dispositions de l'article 17 de la loi du
31 décembre 1913 sur les monuments historiques et du décret
du 18 mars 1924.
- L'accès
au dossier individuel lié aux mesures de suspension du
permis de conduire ou au retrait de points, qui est régie
par les dispositions pertinentes du code de la route.
L'application successive d'un texte spécial et de la loi
du 17 juillet 1978
Il peut arriver que l'accès à un même document
administratif soit soumis tantôt à un texte spécial
tantôt aux dispositions générales de la loi
du 17 juillet 1978.
C'est le cas des documents établis dans le cadre d'une
procédure soumise à enquête publique, par
exemple pour l'élaboration d'un plan d'occupation des sols,
sa révision ou sa modification, ou encore, pour la mise
en uvre de la législation sur les installations classées
(loi du 19 juillet 1976). Tant que la procédure d'enquête
n'est pas close, ces documents ne peuvent être communiqués
sur le fondement de la loi du 17 juillet 1978, puisqu'ils ont
un caractère préparatoire. En revanche, ils peuvent
être portés à la connaissance du public sur
le fondement des dispositions spéciales du code de l'urbanisme
ou de la loi du 19 juillet 1976 et de son décret d'application
du 21 septembre 1977 qui organisent une procédure ad hoc,
dans le déroulement de laquelle la CADA n'intervient pas.
Il en va de
même pour les différents documents composant le dossier
d'un agent public : ils entrent normalement dans le champ de la
loi du 17 juillet 1978 et sont comme tels librement communicables
à l'intéressé sur le fondement de ces dispositions.
Mais ce droit d'accès fondé sur la loi générale
s'efface si une procédure disciplinaire est engagée
: seules s'appliquent alors les dispositions spéciales
sur l'accès au dossier de la loi du 22 avril 1905 (article
65) ou des différentes lois statutaires pendant la procédure.
Il en va de
même pour l'accès d'un contribuable à son
dossier fiscal lorsqu'il fait l'objet d'une procédure de
contrôle : cet accès s'effectue pendant la procédure
selon les règles posées par l'article L.56 du livre
des procédures fiscales et non dans le cadre de la loi
du 17 juillet 1978.
En pratique,
dans ces différentes hypothèses, l'étendue
du droit d'accès ne change pas. Seule la procédure
à suivre en est affectée, et en particulier la CADA
n'est pas habilitée à intervenir.
L'accès aux documents administratifs et les archives
L'archivage
d'un document administratif est sans influence aucune sur l'exercice
du droit d'accès garanti par la loi du 17 juillet 1978.
En effet, lorsqu'un document administratif est librement communicable
en vertu de cette loi, il le reste, quel que soit l'endroit où
il est conservé, conformément aux dispositions de
l'article L 213-1 du code du patrimoine.
En revanche, lorsqu'un document n'était pas accessible
sur le fondement des dispositions de la loi du 17 juillet 1978
ou de toute autre loi spéciale, il le devient, sur le fondement
des dispositions des articles L 213-1 et L 213-2 du code du patrimoine,
à l'issue d'un délai compris entre trente et cent
cinquante ans, selon la nature des informations qu'il contient.
Toutefois, des dérogations à cette règle
peuvent être accordées par l'administration des archives,
en vertu de l'article L 213-3 du même code.
Depuis l'entrée en vigueur de la loi du 12 avril 2000,
la CADA est désormais également compétente
pour se prononcer sur l'application des dispositions régissant
l'accès aux archives. Elle peut être en particulier
saisie pour avis par toute personne rencontrant des difficultés
pour obtenir de droit ou par dérogation un document d'archives,
saisine qui constitue un recours précontentieux obligatoire
.
Quelques précisions sur les documents les plus souvent
demandés à l'administration
La CADA constate qu'un grand nombre de demandes de communication
portent sur les documents d'urbanisme, en particulier sur les
documents liés à l'élaboration des POS ,
et sur des documents sociaux, tels que les dossiers de pupille
.
Source :
http://www.cada.fr/fr/guide/center2.htm
NB : voir le site pour avoir accès au liens qui ne figurent
pas dans ce texte.
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INFO JURIDIQUE
: DOSSIER INDIVIDUEL
La Consultation
de la commission paritaire ne peut se substituer, dans le cadre
d'une mutation (non disciplinaire) dans l'intérêt
du service, à la communication de pièces du dossier
individuel.
Une mutation
d'office, même non disciplinaire, est une "mesure prise
en considération de la personne". Elle ne peut être
prononcée sans que l'intéressé ait été
préalablement mis à même de consulter son
dossier. En effet aux termes de l'article 65 de la loi du 22 avril
1905 : " Tous les fonctionnaires civils et militaires, tous
les employés et ouvriers de toutes les administrations
publiques ont droit à la communication personnelles et
confidentielle de toutes les notes, feuilles signalétiques
et tous autres documents composant leur dossier, soit avant d'être
l'objet d'une mesure disciplinaire ou d'un déplacement
d'office, soit avant d'être retardé dans leur avancement
à l'ancienneté". Dans le cadre de la Requête
N° 234270, le Conseil d'État a annulé un arrêté
de mutation dans l'intérêt du service pour méconnaissance
de ces dispositions.
L'accès
aux documents administratifs par un fonctionnaire doit s'entendre
largement.
En application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 modifiée
par celle du 12 avril 2000, les documents administratifs sont
communicables de plein droit y compris ceux établis sous
timbre confidentiel. Il en va de même des rapports moraux
établis chaque année par les différents services
sous réserve que soient "occultés tous éléments
pouvant porter préjudice au secret de la vie privée
ou portant une appréciation ou un jugement de valeur sur
une personne physique ( NDLR : une personne autre que celle ayant
sollicité la consultation), nommément désigné
ou facilement identifiable, protégés par l'article
6 II de la loi précitée."
C'est le
sens des différents avis transmis, très récemment,
au ministre de l'Intérieur, de la sécurité
intérieure et des libertés locales par la commission
d'accès aux documents administratifs saisie par un fonctionnaire
de police auquel l'administration opposait une fin de non-recevoir
à l'accès à un certain nombre de documents
administratifs le concernant ou susceptibles de le concerner
( www.cada.fr
)
Le fonctionnaire exerçant le droit d'accès à
son dossier est fondé à en exiger la bonne tenue.
Fonctionnaire ayant accédé à son dossier
(avec le concours de la commission d'accès aux documents
administratifs) et ayant constaté l'absence de numérotation
et de classements des pièces. Recours contre l'ordonnance
de rejet de sa demande d'annulation du refus de l'administration
de régulariser la tenue du dossier. Annulation du jugement
et de la décision ministérielle (Conseil d'État-12
octobre 2000).
Source : http://www.fpip-police.com/Pages/infopratiques.htm#dos
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Demande
de retrait de pièces du dossier administratif - Conditions
TA, VERSAILLES;
17.09.2004, M. SCHMITT / n0 0200285
Un instituteur
demandait l'annulation de décisions implicites du recteur
et du ministre chargé de l'éducation rejetant sa
demande visant à obtenir le retrait de son dossier administratif
de deux courriers émanant l'un, du directeur de l'école
dans laquelle il était affecté et l'autre, de l'inspectrice
de l'éducation nationale. Il soutenait que les pièces
figurant dans son dossier administratif ne comportaient aucune
numérotation, qu'il disposait d'un droit de retrait des
informations incomplètes en application de la loi n0 78-1
7 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers
et aux libertés, que le rapport de l'inspectrice portait
une appréciation sur son état de santé, que
les faits invoqués laissaient croire à une simulation
et qu'il était fait mention de faits inexacts.
Le tribunal
rejette la requête de l'intéressé.
Il relève
d'abord que "le rapport de l'inspectrice de l'éducation
nationale et la lettre du directeur de l'établissement
scolaire où était affecté M. SCHMITT évoquent
des incidents survenus à l'occasion de l'enseignement dispensé
par l'enseignant ; qu'ils sont au nombre des pièces intéressant
la situation administrative de l'intéressé ; qu'il
est constant que ces documents ne contiennent aucune des mentions
prohibées par l'article 18 [de la loi n0 83-634 du 13juillet
1983 portant droits et obligations des fonctionnaires ] ; que
par suite, [ils] peuvent légalement figurer dans son dossier
".
Il relève
ensuite que " la circonstance, à la supposer établie,
que les deux pièces figurent dans son dossier sans être
numérotées n'impose pas pour ce seul motif le retrait
de ces pièces mais leur classement et leur numérotation
".
Enfin le juge
rejette, car inopérant, le moyen soulevé par le
requérant tiré de la violation de la loi du 6 janvier
1978, inapplicable en l'espèce.
NB : Cette
décision s 'insère dans le courant le plus récent
de la jurisprudence administrative, qui admet la recevabilité
des conclusions tendant à l'annulation de la décision
par laquelle l'autorité administrative refuse d'extraire
certaines pièces du dossier administratif (CE, 25.06.2003,
Mme CALVET; CE, 29.07.1994, Mme LITOVSKY, p. 1004; CE, 16.06.1982,
M. et Mme CHEREUL, p. 653).
À l'appui de sa demande de retrait de pièces de
son dossier administratif, le requérant doit toutefois
pouvoir invoquer une violation des dispositions de l'article
18 de la loi n0 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et
obligations des fonctionnaires. L'alinéa 1er de ce texte
prévoit notamment que; "Le dossier du fonctionnaire
doit comporter toutes les pièces intéressant la
situation administrative de l'intéressé, enregistrées,
numérotées et classées sans discontinuité.
" L'enregistrement et la numérotation des pièces
du dossier administratif du fonctionnaire, qui n'ont pas nécessairement
à respecter l'ordre chronologique de leur établissement
mais celui de leur versement au dossier (CE, 11.05.1953, DE
SAINT-THIBALLT, p. 21 7), offrent la garantie pour le fonctionnaire
d'un contrôle plus étroit des décisions
prises à son égard par l'administration. Toutefois,
il n'en résulte pas l'obligation de retirer du dossier
administratif les pièces qui y figurent sans être
numérotées ni classées, dès lors
que celles-ci ne contiennent aucune des mentions prohibées
par l'article 18 de la loi du 13juillet1983. Le tribunal administratif
considère qu'il incombe seulement à l'administration
de procéder au classement et à la numérotation
desdites pièces. Il estime donc, conformément
à une jurisprudence constante, que les formalités
de numérotation et de classement des pièces du
dossier administratif n'ont pas un caractère substantiel.
Ainsi, l'absence d'enregistrement, de numérotation et
de classement sans discontinuité des pièces du
dossier administratif ne constitue pas, par elle-même,
un vice de procédure de nature à entraîner
l'annulation d'une sanction disciplinaire (CE, 1 3.07.1963,
QUESNEL, p. 461).
C'est par
ailleurs sans surprise que le tribunal juge légale la
présence dans le dossier de l'enseignant de rapports
de fonctionnaires de l'éducation nationale relatant des
faits survenus à l'occasion de son service car il s'agit
de " pièces intéressant la situation administrative
de l'intéressé". Il a du reste été
jugé que pouvaient légalement figurer, dans le
dossier administratif d'une enseignante, la lettre d'un parent
d'élève relatant des incidents survenus à
l'occasion d'un enseignement dispensé par l'intéressée
ainsi que la lettre du proviseur décrivant la manière
de servir de celle-ci (CE, 29.07.1994, Mme LIJOVSKY, précité).
Source :
Lettre d'information juridique n° 89 - novembre 2004 -